Se pierde mucho tiempo cuando se trabaja con Excel.
La razón de esto es principalmente que uno no está al tanto de las muchas funcionalidades de Excel.
Esta lista pretende ayudar a descubrir posibilidades desconocidas sin entrar en demasiados detalles.
1) Trabaja solo con el mouse
Excel tiene cientos de atajos que hacen que la edición de Excel sea extremadamente fácil. La gran cantidad de atajos parece desalentador al principio, pero como cualquier otra cosa, el 20 % de los atajos puede ahorrarle el 80 % de su tiempo . Los accesos directos para navegar dentro de libros y hojas de trabajo y para seleccionar áreas son muy importantes.
2) No uses las teclas F
Detrás de las teclas F2, F4, F5, F9 se esconden funcionalidades importantes que simplifican considerablemente el trabajo con Excel. Con F2 salta al modo de edición y puede editar el contenido de la celda directamente. Con F4 puede alternar entre referencias relativas y absolutas dentro de una fórmula. F5 lo lleva al «Diálogo de búsqueda de contenido» con el que puede buscar áreas que están vacías o que contienen fórmulas, por ejemplo. Con F9 puede ver resultados parciales dentro de fórmulas.
Más de 200 atajos de teclado de Excel
3) Gráficos una y otra vez construyendo
En su lugar, puede crear gráficos y usarlos como plantillas . Esto significa que copia un gráfico existente y adapta el área de datos a los nuevos valores. Además, los gráficos no solo se pueden copiar, sino también clonar . Para hacer esto, simplemente copie toda la hoja de trabajo, incluido el gráfico y los datos originales, y luego realice los cambios.
4) No desactives las notificaciones molestas
Al iniciar y guardar archivos de Excel, a menudo aparecen mensajes molestos, como si las macros y las conexiones de datos deben activarse o el mensaje de que la información personal está en el archivo de Excel. Estos mensajes se pueden desactivar a través de Opciones->Centro de confianza->Configuración del Centro de confianza .
5) Use solo una pantalla/vista
A menudo tiene sentido utilizar varias pantallas . Cuanto más grande y de mayor resolución, mejor. De esta manera, cuando trabaje con varios archivos de Excel que están conectados entre sí, puede mantener una visión general. También puede crear varias ventanas para el mismo libro de trabajo a través de Ver -> Nueva ventana . Por ejemplo, puede cambiar algo en una hoja y vigilar los cambios en otros lugares.
6) Dejar funcionalidades avanzadas sin usar
Excel proporciona una serie de funcionalidades que realizan tareas específicas. Por ejemplo , Eliminar duplicados , que se puede usar para eliminar entradas duplicadas en listas con solo tocar un botón. Otro ejemplo es la búsqueda de objetivos . Esto permite que Excel ajuste automáticamente los factores de entrada hasta que se alcance el valor objetivo deseado.
7) Sin reglas de formato uniformes
A menudo tiene sentido diferenciar ciertos tipos de entradas de celda por color. Por ejemplo, uso un fondo negro y un color de fuente blanco para las celdas que requieren información del usuario. Además, marco las celdas que contienen fórmulas con color de fuente azul. Las celdas con fondo verde contienen resultados finales y áreas que pueden procesarse más.
8) No hacer que los libros de trabajo sean sostenibles
Suele pasar que tienes que hacer algo rápido en Excel y no te tomas el tiempo de preparar el archivo de manera sustentable para que pueda ser ampliado sin mucho esfuerzo. Un diseño sostenible también incluye una documentación clara para que el archivo aún pueda rastrearse meses después o usarse para otros proyectos.
9) No ahorrar regularmente
No hay nada más frustrante que cuando Excel falla después de horas de edición y tienes que rehacer el trabajo que ya has hecho. De vez en cuando, los archivos de Excel se dañan irremediablemente. Esto sucede a menudo cuando elimina hojas de trabajo y maneja una cantidad extremadamente grande de datos y fórmulas.
10) No automatice los pasos de trabajo (macros/VBA)
Con la grabadora de macros puede grabar pasos de trabajo recurrentes y luego reproducirlos de nuevo. Especialmente si copia y pega mucho o ajusta el formato en muchos lugares, debería considerar grabar una macro rápidamente. Las macros grabadas son solo el primer paso con VBA, el lenguaje de programación que reside en el fondo de Excel. Con él, casi todo lo que se hace a mano se puede resolver programáticamente con solo presionar un botón .
11) No atreverse a usar tablas dinámicas
Los pivotes pueden parecer muy complicados al principio, pero no hay mejor herramienta para resumir y evaluar rápidamente grandes cantidades de datos y convertirlos en gráficos atractivos . Uso pivotes en cada uno de mis proyectos. Son una necesidad absoluta para trabajar de manera eficiente con Excel.
12) Inserta gráficos de Excel como una imagen en PowerPoint
Los gráficos también se pueden vincular a presentaciones de PowerPoint . Esto significa que si los datos y los gráficos cambian en Excel, no tiene que volver a copiar los gráficos en PPT, puede actualizar los gráficos con un clic derecho . De este modo, los nuevos datos fluyen directamente al PPT.
13) No realice pasos de trabajo similares uno tras otro
A veces sucede que debe realizar los mismos pasos de trabajo, por ejemplo, en 10 hojas de trabajo diferentes. Llamemos a estos A, B y C. Ahora uno puede pasar a través de las hojas de trabajo una por una y hacer ABC y luego pasar a la siguiente hoja (ABC, ABC, etc.). O lo hacemos primero en todas las hojas de trabajo A y luego en todas las B y C (10xA, 10xB, 10xC). Cuando hacemos esto, usamos nuestra habilidad natural para aprender y ser más y más rápidos con cada repetición . Desglosar los pasos de trabajo de varias partes en subpasos individuales tiene sentido. Sugerencia profesional: también puede usar la tecla Mayús para seleccionar varias hojas de trabajo, lo que le permite realizar cambios en todas las hojas de trabajo seleccionadas al mismo tiempo.
14) No utilice una base de datos para el almacenamiento de datos
Si guarda todos sus datos en Excel, inevitablemente tendrá que seguir preguntándose dónde pone sus datos. Además, los enlaces entre archivos de Excel no son realmente estables, a menudo se rompen y son muy propensos a errores . Si un colega mueve el archivo vinculado, le cambia el nombre o inserta objetivos/columnas dentro del archivo, tendrá problemas. Sin embargo, si carga los datos en un archivo de Excel a una base de datos como un servidor MS SQL o Access usando VBA , puede acceder a estos datos en cualquier lugar, sin importar qué archivo de Excel esté descargando y usando. Esto también tiene la ventaja de que todos los colegas siempre tienen acceso a los datos más actualizados.Los datos y la información pueden así fluir mejor a través de la empresa. Los datos de las bases de datos se pueden convertir en gráficos en Excel, por ejemplo, que están directamente vinculados en PPT. De esta forma, puede reducir significativamente la carga de trabajo de los informes periódicos.
Conclusión:
Muchos de estos puntos se pueden evitar con una cantidad de tiempo relativamente pequeña. Como resultado, se logran aumentos inimaginables en la productividad . Si va un paso más allá y usa VBA y bases de datos, idealmente puede crear no solo archivos de Excel, sino también archivos de Word y PowerPoint con solo presionar un botón. Las tareas que tardarían días y semanas en realizarse manualmente se pueden completar en poco tiempo.
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