Como Elaborar un Informe de Ventas Profesional

El torbellino de ventas de trimestre a trimestre puede ser abrumador. Sin una estrategia de informe de ventas segura y una comprensión clara de dónde se encuentra tu organización. Es fácil sentirse perdido en el bosque.

Al Director de Ventas de Lessonly, Justin Fite, le gusta usar un viejo proverbio de senderismo para detallar el paisaje de ventas que he encontrado muy útil en los planes para el próximo año. En resumen, el consejo dice: Si un excursionista se pierde en el bosque, no debería empezar a correr en pánico.

Los grandes informes ejecutivos de ventas. Deben orientarnos hacia la realidad de dónde nos encontramos como organización de ventas y hacia dónde tenemos que ir. Los equipos de liderazgo necesitan informes de ventas concisas y eficaces que ofrezcan una imagen precisa del negocio. Pero no sirve de nada si no sabemos cuál es nuestra posición.

Los informes de ventas deben cumplir 3 objetivos clave

En el fondo, un informe de ventas eficaz debería responder a las siguientes preguntas. ¿Cómo vamos con las ventas hasta ahora?, ¿Dónde vamos a terminar?, ¿Cómo será nuestro próximo trimestre?

Recientemente, el equipo de liderazgo de Lessonly aprendió algunas lecciones que han cambiado la forma en que respondemos a estas preguntas. A través de nuestros informes de ventas.

El paso es esencial

Para continuar con la metáfora de Justin de antes. Después de darse cuenta de que estás perdido en el bosque, el primer paso es detenerte y concentrarte.

Para mí en Lessonly, esta reunión fue la implementación de metas de ritmo en toda la compañía. Puedes evitar la estresante de lucha al final del trimestre. Para cerrar las ventas con un enfoque en alcanzar metas medibles a lo largo del trimestre.

Consejo, empieza a dividir tus trimestres en meses y semanas. Estableciendo metas para períodos de tiempo más pequeños. Cada informe de ventas y previsiones que examinamos muestra nuestra línea de marcapasos.

Cuando te pierdes en medio del bosque. Todas las opciones variables y los siguientes pasos pueden resultar bastante abrumadores. Sin embargo, si las descompones en decisiones más manejables, empieza a parecer un poco menos aterrador.

Del mismo modo, en Lessonly, en lugar de intentar alcanzar un objetivo de ventas masivas al final del trimestre. Nos concentramos en nuestro rendimiento semanal y mensual. Esto nos mantiene concentrados.

Por lo tanto, te aconsejo que conozcas que algunas métricas tendrán un crecimiento lineal. Mientras que otras tendrán un crecimiento curvo.  Al considerar el marcapasos, reconoce que muchas metas tendrán un crecimiento lineal. Como el total de prospectos en tramitación.

Esta cifra debería crecer de forma constante a lo largo del trimestre. Otras estrategias de marcapasos tendrán líneas curvas. Con mayor énfasis más adelante en el trimestre. Como ARR en operaciones cerradas.

Estas líneas de paso, te permiten entender de manera rápida y visualmente dónde estás y dónde deberías estar. Esta orientación es crucial para optimizar los informes de ventas para el trimestre. De la misma manera que la orientación es crucial en la naturaleza.

Resumen de Key Takeaways:

  • Enfatiza el paso, paso, paso.
  • Sobre comunícate con tu equipo sobre el ritmo.
  • Establece metas para plazos más cortos.
  • Revisa las metas regularmente con su equipo.
  • Falta de direcciones a principios del trimestre: no espere a la última semana.

Pensamiento final sobre el ritmo: Nunca mires un informe de ventas sin una línea de ritmo. Estas líneas de ritmo no son sólo el mapa de nuestro proceso de ventas. Sino una meta aspiraciones. No podemos entender el panorama general de nuestro trimestre sin ellos.

La integridad de datos se encuentra a través de la simplicidad

La precisión en los informes de ventas se basa en gran medida en la introducción. Además de eso, también en la actualización de datos por parte de los representantes de ventas individuales.

Con demasiada frecuencia, seguramente les pides a tus representantes que introduzcan tantos datos en las oportunidades. Y terminas olvidando lo que es importante.

Cuatro métricas de ventas principales a incluir. El tamaño del trato. ¿Cuál es la oportunidad (en dólares) de este contrato? La Etapa. ¿En qué etapa se encuentra este cliente en el proceso de ventas? La Fecha de Cierre. ¿Cuándo esperamos cerrar? Categoría Pronóstico. ¿Qué posibilidades tenemos de cerrar este trato?

Estas cuatro métricas de ventas pueden informar el 90% de los informes que nuestro equipo de liderazgo necesita. Por supuesto, más métricas pueden añadir información valiosa a un informe de ventas. Pero no quiero complicarlo demasiado. Necesitas una imagen clara del camino que tenemos por delante.

Elije sólo unas pocas métricas que capturen mejor su estrategia de ventas. Porque usar demasiadas métricas a menudo puede ser peor que no usar ninguna métrica en absoluto.

Al enfocarte en sólo cuatro métricas de ventas críticas. También limitamos el número de campos en los que necesitas. Que tu gente se mantenga actualizada de manera continua.

Utilizas herramientas como Pattern para facilitar este proceso a nuestros representantes. Esta simplicidad permite informes más precisos en cualquier momento. Una información más precisa, actualizada más fácilmente es una victoria para todos, ¿verdad?

Resumen de Key Takeaways:

  • Obten entradas de datos fundamentales correctas.
  • Elige las tres a cinco métricas más importantes que le proporcionarán la mayor claridad para la toma de decisiones.
  • Pon atención a esos números y úselos mes a mes para mejorar su equipo.
  • Puede ser tentador querer rastrear todo bajo el sol, pero la simplicidad es crucial.

Solidifique su proceso de informes de ventas ANTES de invertir

Ahora que estás viendo las entradas de datos correctas. Tienes toda la información que necesitas para salir del bosque. Pon en un mapa utilizable.

Comienza por reunir manualmente un pronóstico predecible. Basado en datos e informes ejecutivos. No arrojes estos datos al software todavía. Reúna sus datos en hojas de cálculo y móntalas en un conjunto de diapositivas para su revisión periódica.

Al principio, es importante hacer esto sin automatización para ganar confianza y comprensión de su proceso y ciclo de ventas. Cada semana, evalúa tus informes. ¿Estás obteniendo la información que necesita para tomar decisiones efectivas? ¿Necesita ver los datos de forma diferente?

Después de crear confianza en el proceso de generación de informes de ventas. Puedes invertir en cuadros de mando, herramientas y automatización para complementar todo.

Esta inversión puede tomar muchas formas diferentes. Desde soluciones de software como TopOPPS o InsightsSquared. Hasta un equipo dedicado a operaciones de ventas. Pero la comprensión de tu negocio ha dado dividendos en motivación. Mejora en la toma de decisiones y un mayor nivel de enfoque.

Sí, puede parecer un gasto injustificable al principio. Pero, es necesario para el crecimiento. El valor añadido de la productividad y una mejor comprensión de su ciclo de ventas. Pueden llevar su negocio al siguiente nivel. Invertir en tus operaciones de ventas vale la pena. Sólo asegúrese de que tiene el proceso correcto primero.

Resumen de Key Takeaways:

No esperes que el software resuelva su problema. Empieza por crear informes de ventas manualmente para desarrollar su proceso.

Una vez que haya perfeccionado los datos que necesita. Comienza a invertir en el proceso con software o con un miembro del equipo de operaciones de ventas. Dedicado que pueda ayudarle a mejorar sus informes de ventas.

A medida que tu equipo empieza a crecer, será cada vez más difícil medir, reportar y pronosticar con precisión sus ventas. En algún momento, estarás perdido en el bosque. Pero, no corras en la dirección equivocada, siempre sigue la indicada y verás que te va a ir muy bien.

Optimizar tu proceso de informes de ventas es absolutamente esencial para el crecimiento.  Enfatiza el paso, paso, paso. Nunca mires un informe de ventas sin una línea de ritmo. Obtenga entradas de datos fundamentales correctas. No esperes que el software resuelva su problema.

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