Como Hacer Reportes de Ventas Diario, Semanal y Mensual

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Usar reportes de ventas diarios y/o semanales con su equipo puede ser la acción más poderosa que usted puede tomar para aumentar el rendimiento de su equipo. ¿No lo crees?

No hay problema. Mi trabajo en las próximas líneas será convencerte de usar estas herramientas.

La Importancia de los Reportes

Hagamos un ejemplo, utilizando otro contexto. Digamos que uno de sus amigos, tiene la meta de perder 10 kilos de peso o ganar 5 kilos de masa muscular en los próximos 2 meses. Tu amigo te cuenta con entusiasmo su plan y todas las acciones que planea tomar para alcanzar su objetivo.

Voy a cortar los carbohidratos, empezar a caminar todos los días y beber toneladas de agua “, dice con una sonrisa en la cara. “Creo que es genial que te comprometas a mantenerte en forma”

Contestas. “¿Cómo vas a seguir tus metas?

En este punto, si su amigo te dice algo como:

“Bueno, no lo haré hasta dentro de 6 semanas. Pero lo intentaré con todas mis fuerzas, estoy seguro que voy a lograr mi meta”

Probablemente cuestionarías el juicio de tu amigo. Usted pensaría – sí, es todo y está bien que se esfuerce mucho, pero si no puede hacer un seguimiento de su progreso, ¿cómo sabrá si:

  •    ¿Lo que estás haciendo es trabajar?
  •    Si está haciendo las cosas correctas, pero necesita hacer más de ellas (las acciones que le están dando resultados)?
  •    ¿Necesita cambiar radicalmente de rumbo para alcanzar su meta?

Para usar otro ejemplo, un secreto que usan los buenos cocineros es probar su comida constantemente mientras la preparan. Saben que si sólo se empieza a probar el plato cerca del final del proceso de cocción, la comida está demasiado avanzada para cambiar mucho. Así que prueban con frecuencia durante todo el proceso.

¿Por qué es importante los Reportes de Ventas?

Trabajar en las métricas de sus ventas, le dará la información que necesita para mejorar sus equipos y su negocio.

Estos ejemplos de la vida personal pueden parecer obvios, pero cuando se trata de construir negocios y generar ingresos, muchos equipos se pierden estas lecciones.

Se fijaron un ambicioso objetivo trimestral de cerrar seis cifras en nuevas fuentes de ingresos, y luego comprobaron su progreso alrededor de dos meses en… sólo para darse cuenta de que están lejos del objetivo, están lejos de alcanzar su meta. Probablemente se estaban rompiendo el trasero para hacer realidad su objetivo, pero trabajar duro no es suficiente.

Tienes que trabajar duro, en las cosas correctas, en el momento justo. En otras palabras, necesitas trabajar duro con intención y conciencia. Y eso es lo que los informes de ventas diarios y semanales le ayudan a conseguir. Ellos le dan indicaciones de cómo su equipo está funcionando en una base constante, de modo que usted pueda corregir las cosas como sea necesario.

Piense en estos informes como sus “ayudantes de navegación” para dirigir a su equipo de ventas en la dirección correcta.

Por ejemplo, digamos que has estado haciendo una agresiva campaña de llamadas en frío para conseguir nuevos negocios. Si utiliza un informe de ventas semanal, es posible que después de una semana descubra que NADIE ha hecho algún progreso significativo. Sabiendo esto, usted puede cambiar a otra estrategia a tiempo para alcanzar su meta de ingresos mensuales.

Por supuesto, toda esta información depende en gran parte de sus ciclos de ventas. Si usted tiene un paquete de software empresarial significativamente caro que a menudo tarda medio año en cerrarse, entonces un informe mensual sería su versión de un informe semanal, y su informe semanal sería similar a un informe diario para otras empresas con ciclos de ventas más cortos.

Mensaje Importante: lo que usted mide, lo puede mejorar.

Hay otra ventaja adicional de utilizar informes de ventas diarios y semanales: dejan las cosas muy claras para su equipo de ventas en cuanto a lo que es importante y en qué deberían estar trabajando.

Siempre y cuando no esté sobrecargando a su equipo con demasiados KPIs, usando informes puede mostrarle a su personal:

“Oye, estos números son cruciales para nuestro éxito. Así que vamos a seguirles la pista con frecuencia “.

Cuando su equipo tiene KPIs simples y claros que necesitan ejecutar, pueden invertir toda su energía en aumentar los ingresos – en lugar de perder el tiempo pensando en lo que deberían concentrarse en lo siguiente.

Ahora que esperamos haberle convencido de la importancia de usar informes de ventas diarios y semanales, vamos a pasar a algunos ejemplos – ¡incluso terminaremos con algunos informes mensuales!

Como Hacer Reportes de Ventas Diarios

Cuando se trata de informes diarios, usted no quiere concentrarse demasiado en las métricas que dependen de los resultados. En su lugar, usted desea centrarse más en las métricas de proceso. ¿Cuál es la diferencia?

Y lo repito en otras palabras, para que se comprenda mejor. En Ventas, es poco probable controlar cuántas ventas llegarán en el siguiente mes. Sin embargo, sí es posible, manejar y medir todo el proceso de venta.

Una métrica de resultado es algo así como los ingresos obtenidos o las cuentas cerradas, que su representante de ventas no puede controlar directamente. Una métrica de proceso es algo que su representante de ventas puede controlar directamente, como cuántas llamadas han hecho, correos electrónicos que han enviado o reuniones que han establecido.

Diariamente, sus representantes simplemente van a tener algunos días malos y algunos días buenos debido a razones fuera de su control. Por lo tanto, ver que un representante tiene un día de bajos ingresos, y luego llamarlos a su oficina, sería un poco prematuro, y posiblemente un ejemplo de micromanejo.

Sin embargo, si varios días seguidos son bastante malos, o si una semana transcurre cuando sus representantes no están cumpliendo con sus estándares normales, es una buena señal de que tal vez quiera preguntarles qué está pasando. Tal vez necesiten aprender nuevas habilidades – o tal vez están en un mal momento. De cualquier manera, tu papel como jefe de ventas, es apoyarlos. Estos son algunos ejemplos de KPIs que puede rastrear en un informe de ventas diario:

1) Número de reuniones establecidas por representante

Aunque en realidad no puede obligar a un cliente potencial a establecer una reunión con usted a través de pura fuerza de voluntad, usted puede controlar en su mayoría cuántas reuniones se establecen.

Y esto contiene una importante lección acerca de los KPIs, incluso diarios – tienen que servir a sus metas generales. Si su KPI diario mide algo que no contribuye a su meta general, no es valioso. En resumen, es difícil tener demasiadas reuniones de ventas programadas, y eso es lo que hace que este KPI sea útil para mostrarlo en un informe diario.

2) Número de conversaciones de clientes por representante

Esto equivale a:”¿Cuántas conversaciones telefónicas y reuniones en persona tiene cada representante, cada día?”. Una vez más, todo lo demás siendo igual, un representante que pasa más tiempo hablando con los clientes va a generar más resultados para su negocio que un representante que no lo hace.

Esto es asumiendo que usted está calificando sus clientes potenciales correctamente, por supuesto, lo que a veces puede ser más fácil de decir que de hacer.

3) Número de clientes potenciales nuevos creados por representante.

Este es un informe de ventas bastante sencillo. Si le preocupa que los representantes aumenten sus números con clientes potenciales de baja calidad, puede identificar calificaciones específicas para los clientes potenciales y basar en ellos, su informe en esas cifras.

Ingrese aquí para descargar ejemplo de reporte de ventas diario

Como Hacer Reportes de Ventas Semanales

Una semana es posiblemente la unidad de tiempo perfecta para medir el desempeño de cada representante de ventas. Un mes es a menudo demasiado largo de un marco de tiempo, lo que le lleva a perderse en las oportunidades de corrección de curso hasta después del hecho. Y un solo día a menudo es demasiado corto para ver cualquier información real y significativa que dependa de los resultados. Por supuesto, el momento perfecto para medir el rendimiento de los representantes de ventas depende también de su modelo de negocio.

Veamos algunos indicadores de Ventas Importantes para hacer sus Reportes de Ventas Semanales.

1) Volumen de ventas por canal

Este indicador es un KPI más estratégico, que también puede utilizarse para reportes de ventas que impliquen el análisis de un período de ventas más largo. Este informe muestra cuál fuente de prospección es la más efectiva. Al mismo tiempo que también le muestra, los métodos de adquisición de clientes más rentables.

A propósito, ¿Cuántos métodos de adquisición de Clientes estás utilizando? ¿Estás implementando unas 5 campañas por lo menos? ¿O no conoces muchos métodos de prospección?

Si es así te recomiendo leer el libro “Como Prospectar con Éxito”, donde se brindan 52 estrategias prácticas y accionables, para conseguir y mantener clientes. Acá lo puedes adquirir.

El volumen total de ventas puede hacer que sea fácil ver dónde debe priorizar sus esfuerzos de ventas para que pueda ajustar en consecuencia.

2) Ingresos cerrados por representantes.

Aunque una semana puede ser un poco demasiado corta para obtener una métrica de ingresos significativa (dependiendo de la duración de su ciclo de ventas), este es todavía un informe útil para ejecutar. Para ciclos de ventas más cortos, seguramente podrá ver las tendencias por representante en 2-3 semanas.

Para ciclos de ventas más largos, este informe puede proporcionar un poco de información sobre las horas del mes en que sus representantes tienden a cerrar las ventas, aumentando la precisión de sus proyecciones futuras.

3) Relación de Oportunidad a Ganancia por Representante

Este informe muestra un KPI de ventas directo que muestra la eficacia de cada uno de sus representantes para cerrar sus oportunidades. Aunque es de esperar alguna variación, si un representante es dramáticamente mejor que los otros, es posible que estén recibiendo los mejores prospectos. O, es posible que este representante tenga algunas habilidades que podrían enseñar al resto de tus representantes.

Si un representante no está cerrando al mismo ritmo que sus colegas, esto podría ser una casualidad – al menos semanalmente. Pero si estos informes semanales continúan indicando la misma tendencia, podría ser el momento de ayudar a este vendedor.

4) Reuniones de clientes a las que asiste el representante

Este es un informe de ventas semanal muy bueno. Mientras que en un día, es difícil obtener conclusiones significativas de cuántas reuniones están siendo atendidas por cada representante, una línea de tiempo semanal muestra una historia diferente.

Estas reuniones pueden ser virtuales o en persona, pero de cualquier manera, los representantes de ventas exitosos van a tenerlas consistentemente, y este informe le mostrará cómo lo están haciendo.

Descarga aquí, como hacer un ejemplo de reporte de ventas semanal (ejemplo)

Como Hacer Reportes de Ventas Mensuales

Para profundizar un poco más, también presentaremos brevemente algunos reportes mensuales de ventas que pueden ser de ayuda. Un mes proporcionará una sensación más amplia de cómo sus representantes de ventas se están desempeñando a largo plazo, aunque, como mencionamos anteriormente, puede ser demasiado largo para que usted pueda implementar la corrección para evitar perder oportunidades antes de que sea demasiado tarde.

1) Informe de duración del ciclo de ventas.

La conversión de un prospecto en un cliente toma tiempo y pasa por varias etapas. Por ello, es importante saber cuál es el ciclo de ventas promedio de nuestra industria. Esto es, cuánto tardamos en convertir un prospecto en un cliente. Esta cifra, nos permitirá realizar pronósticos de ventas más precisos.

Para obtener este indicador, debemos analizar antes, las siguientes variables:

  • Número de Oportunidades de Ventas.
  • Número de Clientes en las diferentes etapas. Llamadas – Visitas – Seguimiento.
  • Número de Ventas Realizados.
  • Volumen de Ingresos Obtenidos en el Mes.
  • Ratio Promedio de Conversión.
  • Tiempo promedio en el que cada cliente termino de pasar por todo el embudo.

Este informe mensual cubre la totalidad del embudo de ventas de sus representantes, desde la oportunidad hasta un trato cerrado. Esbozará el desempeño de cada representante y señalará qué tan buenos son al cerrar los tratos, y cuánto tiempo les toma llegar allí.

Visualizar estas métricas le ayudará a determinar las fortalezas y debilidades de cada individuo, proporcionándole la información que necesita para responder en consecuencia.

Para obtener estos datos, tiene que revisar lógicamente sus reportes de ventas diarios y sus reportes de ventas semanales.

2) Informe de conversión de ventas

Bueno, este apartado es complementario al anterior. Este indicador nos sirve para determinar qué tan bueno es cerrando negocios su representante de ventas, o usted mismo. Este informe de conversión de ventas, lo obtiene promediando todos los resultados obtenidos en los informes de ventas semanales.

¿De qué le sirve? Pues, analizando cada etapa de este embudo, usted tiene la oportunidad de identificar dónde puede ocurrir un problema y resolverlo, para aumentar sus conversiones de ventas.

3) Informe de resultados de ventas

Y toca analizar lo más importante de un negocio: las ventas. O dicho de otro modo, los resultados de ventas.

Show the money.

Si usted ha realizado un buen trabajo, llenando sus reportes de ventas diarios, semanales. Este apartado en el informe mensual, será pan comido.

Desde la perspectiva del gerente de ventas, un informe mensual propuesto de esta manera, le resultará valioso para identificar qué área del proceso comercial, hay que mejorar. Y el informe se lo va decir de manera exacta.

Además, va a poder determinar qué actividades realizar para lograr mejorar los resultados. Simplemente atendiendo los métodos que son más eficaces, y cambiando los otros métodos que no dieron resultado.

Desde el número de clientes que ha adquirido durante ese período de tiempo hasta los costos que se necesitan para obtenerlos, desde los ingresos medios que cada uno de ellos le aporta hasta el valor de por vida que tienen, le proporciona una información de un vistazo demasiado rápido para ver si sus equipos están cumpliendo sus objetivos. Podrá saber absolutamente todo, siguiendo estos modelos de reportes de ventas.

Descargue aquí su plantilla de reportes de ventas mensuales.

Y hasta acá llegamos con todas las herramientas que le servirán para saber como hacer un reporte de ventas. Espero que le sea de mucha utilidad.

Y si quiere obtener todos estos recursos y muchos más, le invito a formar parte del Club de Vendedores. Disfrute de un mes gratuito y si le gusta se sigue quedando.

  • Haga click aquí para Unirse al Club de Vendedores.
  • Además le invitamos a que pueda adquirir el Libro Como Prospectar con Éxito, estrategias semanales para aumentar y mantener clientes. El libro estrella que contiene 52 métodos de adquisición de clientes. Ingrese aquí para más información sobre el libro.

Eso es todo, nos vemos en el próximo artículo.

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