Las tablas le permiten evaluar sus datos en Excel de forma más sencilla y rápida. Las tablas de Excel tienen muchas ventajas sobre las entradas simples de valores (también llamadas listas de datos).
Ventajas de las hojas de cálculo de Excel
Algunos de los beneficios de las hojas de cálculo incluyen:
- Se evitan errores de clasificación
- La tabla de Excel se expande automáticamente con nuevas entradas
- Si la tabla sirve como base para gráficos o tablas dinámicas, los nuevos datos se propagan automáticamente
- Puedes usar filtros visuales o rebanadores
- Se puede aplicar la función de análisis rápido
Puede encontrar más información sobre las ventajas de una hoja de cálculo de Excel al final del artículo. En este artículo, sin embargo, primero trataremos cómo crear una tabla de Excel, formatearla y realizar evaluaciones simples.
¿Qué es una hoja de cálculo de Excel?
Puede poner rangos de celdas en Excel en una tabla. Esto le da acceso a otras funcionalidades que lo ayudan a evaluar mejor las entradas en la tabla. Por ejemplo, una tabla contiene encabezados de columna que le brindan acceso inmediato para filtrar y clasificar. También obtiene acceso a las opciones de formato, como el sombreado de líneas con bandas. Por último, pero no menos importante, las filas de resultados también se pueden insertar automáticamente.
Tabla de ejemplo para descargar
Crear hoja de cálculo de Excel
Puede crear hojas de cálculo de Excel de dos maneras diferentes:
- Insertar -> Tabla. Aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará qué rango debe convertirse en una tabla y si ese rango tiene encabezados que deben convertirse en los encabezados de columna de la tabla.
- Alternativamente, puede marcar el área que se va a convertir y luego usar la combinación de teclas CTRL+T para abrir el cuadro de diálogo Crear tablas.
Expandir tabla
- El área de la tabla se puede expandir más tarde haciendo clic en la esquina de la tabla en la parte inferior derecha y expandiendo el área de la tabla.
- La tabla también se expande automáticamente si ingresa algo debajo de la última fila de la tabla o a la derecha de la tabla.
- Otra opción es hacer clic en la tabla, que abre la pestaña Diseño en la cinta. Luego haga clic en «Cambiar tamaño de tabla».
- La tabla también se expande automáticamente si ingresa algo debajo de la última fila de la tabla o a la derecha de la tabla.
- Otra opción es hacer clic en la tabla, que abre la pestaña Diseño en la cinta. Luego haga clic en «Cambiar tamaño de tabla».
Agregar y eliminar filas y columnas
Si se agregan o eliminan filas o columnas en el área donde se encuentra la tabla, la tabla también se expandirá o contraerá automáticamente. Alternativamente, también puede hacer clic derecho en la tabla y hacer cambios allí a través de «Insertar filas/columnas» y «Eliminar filas/columnas».
Ordenar y filtrar hoja de cálculo de Excel
Hay cuadros desplegables en los encabezados de las columnas de la tabla. Si hace clic aquí, se abrirá un cuadro de diálogo donde puede ordenar y filtrar. Dependiendo del tipo de entradas en las filas de la tabla de la columna correspondiente, obtiene acceso a los filtros de texto, número y fecha. Alternativamente, también puede hacer clic derecho en la tabla y hacer cambios allí a través de «Ordenar» y «Filtrar».
Formato de hoja de cálculo de Excel
En la pestaña Diseño (seleccione una celda de la tabla), encontrará las opciones de formato de tabla. Aquí tienes la posibilidad:
- Ocultar y mostrar encabezados
- Ocultar y mostrar las filas de resultados
- Resalta la primera y la última columna.
- Establecer filas y columnas con bandas. Esto resaltará cada dos filas/columnas
- Ocultar y mostrar el botón Filtro
En la sección Estilos de tabla, encontrará toneladas de estilos de tabla que puede seleccionar fácilmente con un clic del mouse. También puede crear sus propias plantillas de formato de tabla que coincidan con su diseño corporativo.
En la sección Estilos de tabla, encontrará toneladas de estilos de tabla que puede seleccionar fácilmente con un clic del mouse. También puede crear sus propias plantillas de formato de tabla que coincidan con su diseño corporativo.
Activar línea de resultados
La fila de resultados se puede activar a través de la pestaña Diseño en las opciones de formato de tabla. Alternativamente, también puede simplemente ingresar una función debajo de la última fila de la tabla, que, por ejemplo, suma los valores anteriores. Esto reconoce la tabla y activa la fila de resultados. Aquí puede seleccionar funciones que evalúan múltiples valores. Por ejemplo, suma, media, número, etc. La función de subtotal se crea aquí de forma predeterminada, pero también puede escribir sus propias fórmulas en la línea de resultados.
Evaluar tabla de Excel con tablas dinámicas
Las tablas son ideales para servir como base para tablas dinámicas, por lo que la evaluación mediante tablas dinámicas también se ofrece en formato pequeño en la pestaña Diseño en el botón «Resumir con tabla dinámica».
La gran ventaja de este enfoque es que cuando se ingresan nuevos datos en la tabla, el área de datos de la tabla dinámica no tiene que ajustarse una y otra vez, ya que la tabla dinámica siempre usa la tabla completa como fuente de datos.
Para que luego pueda comprender mejor de dónde obtiene sus datos la tabla dinámica, es una buena idea darle a la tabla un nombre significativo en la pestaña Diseño. Es aconsejable comenzar el nombre con el prefijo tab_ para que sepa por el nombre que se trata de una tabla.
Fórmulas en hojas de cálculo de Excel
Si ingresa fórmulas en la primera fila de una tabla, esto se expande automáticamente para todas las filas de la tabla. También puede calcular dentro de las tablas y crear fórmulas que usen valores de las columnas de la tabla correspondiente. Si selecciona celdas individuales o rangos de celdas con un clic del mouse al crear fórmulas, la notación específica de la tabla será diferente. La información sobre la fila se determina automáticamente a partir del contexto en el que se encuentra la fórmula y no se muestra por separado en la propia fórmula.
Aquí hay una descripción general de cómo se nombran las áreas individuales dentro de una tabla.
Si escribe una fórmula dentro de la tabla o en otras celdas, puede usar el nombre de la tabla para acceder a las áreas relevantes y usarlas en sus fórmulas. Por ejemplo: =SUMA(Tabla1) Tan pronto como ingrese el nombre de la tabla, aparece la vista previa de Intellisense donde puede usar la tecla Shift para completar el nombre de la tabla. Si luego escribe un [ después, aparece una selección de las áreas individuales de la tabla que se pueden seleccionar.
análisis rápido
Si selecciona áreas dentro de una tabla, aparecerá un icono en la esquina inferior derecha, que lo llevará al análisis rápido. Aquí puede seleccionar el formato condicional y mostrarlo como un diagrama, etc. con solo unos pocos clics del mouse. También puede hacer clic con el botón derecho en una celda de la tabla para un análisis rápido.
Imprimir hoja de cálculo de Excel
Para imprimir la tabla, primero seleccione el área de la tabla. La mejor manera de hacer esto es hacer clic en la tabla y luego usar la combinación de teclas CTRL-A para seleccionar el área. Luego use CTRL-P para abrir el cuadro de diálogo de impresión y seleccione «Imprimir selección» en la configuración.
Convertir hoja de cálculo de Excel a rango
Las tablas de Excel también se pueden volver a convertir en áreas de datos normales. Para hacer esto, haga clic en «Convertir a rango» en la pestaña Diseño o luego haga clic derecho en «Tabla» -> «Convertir a rango».
Tablas vs Listas – ¿Cuáles son las ventajas?
Las tablas tienen la gran ventaja sobre las listas de que cada cambio que realice en una tabla base existente se refleja automáticamente, p. B. Se transfieren tablas dinámicas, gráficos y otras áreas de destino que hacen referencia a esta tabla base. ¿Qué significa eso en detalle?
En la primera hoja del archivo de ejemplo encontrará una lista con varios miles de conjuntos de datos.
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Ventaja 1: evitar la clasificación de fuentes de error
Un problema común con listas grandes con muchas filas y columnas es que al ordenar una lista tan grande, accidentalmente no selecciona todas las columnas o filas. La consecuencia de esto es que la clasificación realizada se limita exclusivamente a la parte marcada de la lista, mientras que el resto permanece sin cambios. En el ejemplo de video, después de clasificar, los montos de ventas netas y brutas en las columnas G y H ya no coinciden con los registros de datos correspondientes reales en las columnas B a F. El conjunto completo de datos está casi «disparado en pedazos».
Algo así no te puede pasar con una hoja de cálculo. Para convertir una lista existente en una tabla , marque el área completa (!) de esta lista; después de eso, vaya al menú «Insertar» y haga clic en «Tabla». Por cierto, es un poco más rápido si usa el atajo Ctrl+T después de seleccionar la lista . Una vez que haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Crear tabla, toda el área seleccionada se convertirá en una tabla.
Además, siempre asegúrese de que su lista tenga encabezados (de todos modos, esta es una buena práctica para la mayoría de los archivos base) y marque o desmarque la casilla correspondiente en el cuadro de diálogo según sea necesario.
En la fila superior de su nueva tabla, ahora puede ver que los nombres de las columnas anteriores se han convertido en filtros. Si accidentalmente selecciona y ordena solo las primeras cuatro columnas (como se describe arriba en el ejemplo con la lista), en una tabla, en contraste con la lista, los datos en las columnas que no están marcadas aún se incluirán y se ordenarán correctamente automáticamente. . La forma tabular siempre cubre todo el rango de registro de datos existente con cada clasificación y filtrado y evita la clasificación parcial involuntaria o el desgarro de datos relacionados.
Advantage2: Expansión automática de la mesa
Otra ventaja de las mesas es su expansión automática . Por ejemplo, si agrega una nueva columna en algún lugar, se integrará en la tabla existente. Si necesita una fórmula para la columna insertada, simplemente escríbala en cualquier celda vacía de esta nueva columna y la nueva fórmula se aplicará automáticamente a la columna correspondiente de toda la tabla.
Pero tenga cuidado: lo mismo se aplica si ya hay fórmulas en esta columna. Esto significa: si por alguna razón solo necesita una fórmula diferente para un solo registro de datos y cambia el contenido de una celda, esta fórmula será adoptada automáticamente por todos (!) los demás registros de datos por encima y por debajo.
Por supuesto, lo que se aplica a las columnas también se aplica a las filas de una tabla. Si agrega un nuevo registro de datos en la siguiente fila vacía al final de la tabla existente, todas las fórmulas en la columna anterior se transfieren automáticamente a este nuevo registro de datos. Lo mismo se aplica si inserta una línea en algún punto intermedio.
A diferencia de la tabla, tendría que ingresar manualmente la nueva fórmula en las celdas vacías correspondientes de todos los demás registros de datos en una lista, lo que siempre representa una cierta fuente de error.
Ventaja 3: Propagación automática de nuevos datos
Otra ventaja decisiva de las tablas es que cada extensión de la tabla, que sirve como punto de partida para una tabla dinámica o una evaluación gráfica (diagrama) y similares, se incluye automáticamente en estas evaluaciones. Con las listas, por otro lado, tendría que reajustar manualmente el área de datos modificada, es decir, las fuentes de datos de la tabla dinámica o el diagrama, etc., para cada extensión individual en el área de destino.
Puede ver cómo se ve en la práctica la creación e inserción de una tabla dinámica en el video de 4:00 min. Puede averiguar exactamente qué es una tabla dinámica y cómo crear una en el video.
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La gran ventaja de una tabla sobre una lista es la propagación automática de cambios en los datos . A menudo sucede que no solo se crea una sola tabla dinámica con el fin de evaluar y procesar gráficamente grandes cantidades de datos, sino dos, tres o más, y quizás también los gráficos correspondientes. Pero dado que todos acceden a la misma base de datos, cada vez que adapta algo en esta tabla, ya sea agregando, eliminando o cambiando registros de datos o valores individuales, ya no necesita actualizar todas las tablas dinámicas y gráficos conectados individualmente, porque esto ocurre automáticamente en el caso de una tabla.
Advantage4: Filtros visuales – Rebanadoras
Además, en el caso de las tablas, puede realizar un filtrado específico muy rápidamente utilizando los llamados «cortadores de datos». Para hacer esto, haga clic en «Insertar segmentación» en el menú «Diseño» y seleccione los filtros deseados en la ventana de diálogo (también puede seleccionar varios filtros al mismo tiempo y limitar el resultado de los datos expulsados en consecuencia). Después de hacer clic en Aceptar, tendrá uno o más botones visuales que puede usar para filtrar el rango de datos que desea. Al hacer clic con el botón derecho del mouse dentro de uno de estos botones, puede hacer que desaparezca el filtro correspondiente.
Ventaja 5: análisis rápido
Por último, pero no menos importante, la opción Análisis rápido está disponible haciendo clic derecho . Todo el rango de datos se selecciona automáticamente y puede, por ejemplo, formatear la tabla, agregar gráficos, mostrar los respectivos totales o el promedio de los datos al final de la tabla y mucho más. A diferencia de una lista, aquí tiene varias opciones para expandir su tabla de manera fácil y efectiva y para mostrar o evaluar datos filtrados con solo unos pocos clics.
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