Dominar y usar tablas dinámicas con confianza no es fácil, especialmente con tantas guías complicadas flotando en la web.
¿O tal vez no?
Con ejemplos de la vida real, al final de este artículo sabrá por qué las tablas dinámicas son tan poderosas y estará un paso más cerca de convertirse en un Excelheroe. convertirse.
¿No te parece?
Luego intente describirme qué hace una caja en el supermercado con los productos escaneados.
¡Derecha!
Ella suma los precios de los productos individuales y nos da el monto total a pagar por nuestra compra.
En este ejemplo, la caja registradora simplemente resume todos los valores individuales como una suma. Las tablas dinámicas pueden hacer lo mismo, ¡y mucho más!
¿Qué son las tablas dinámicas y para qué se pueden usar?
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Otro ejemplo:
Imaginemos que tenemos una gran montaña con piezas de Lego y te pregunto:
- ¿Cuántos ladrillos de Lego hay en total?
- ¿Cuántas de estas piedras son rojas, verdes, azules…?
- ¿Qué tan grandes son estos en promedio?
- ¿Cuánto mide la piedra más pequeña?
- ¿Cuánto mide el más grande?
- ¿Qué porcentaje tienen los ladrillos rojos en todos los ladrillos Lego?
- O agrego un puñado de ladrillos Lego nuevos en diferentes colores y les pregunto: ¿En qué porcentaje ha aumentado el número de ladrillos Lego azules?
Si bien responder a estas preguntas es relativamente fácil, probablemente estaríamos ocupados todo el día y ciertamente cometeríamos algún error por descuido ocasional.
Aquí es donde entran en juego las tablas dinámicas.
Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas de Excel .
¡Con Pivots podemos responder las preguntas anteriores en solo SEGUNDOS !
Porque las tablas dinámicas nos ayudan a resumir grandes cantidades de datos según ciertos criterios.
El resultado se pone a nuestra disposición en una tabla clara.
Además de simplemente sumar datos, se pueden realizar una gran cantidad de otros cálculos. Esto le brinda información rápida sobre sus datos.
1. Crea una tabla dinámica
Para crear nuestra primera tabla dinámica, primero necesitamos datos, que tenemos en forma de lista o tabla de datos .
Para el ejemplo aquí, usaremos una lista de datos que enumera nuestros ladrillos Lego y tiene las siguientes columnas:
Color / Tamaño / Categoría / Cantidad
En el primer paso marcamos los datos que queremos resumir con una tabla dinámica y luego vamos a:
Insertar -> Tabla dinámica
Ahora se abre el cuadro de diálogo «Crear tabla dinámica».
Aquí se selecciona la zona que hemos marcado previamente. No obstante, también tenemos la opción de volver a ajustar esta zona mediante el botón.
A continuación, se nos preguntará dónde queremos colocar la nueva tabla dinámica: en una hoja de trabajo nueva o en una existente.
En nuestro ejemplo, seleccionamos «Nueva hoja de trabajo» y presionamos «OK» .
Entonces, el primer paso está hecho: hemos creado nuestra primera tabla dinámica.
Sin embargo, esto todavía está vacío, así que continúe con el siguiente punto.
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2. Cambiar la disposición de una tabla dinámica
Una vez que se haya creado la tabla dinámica, se abrirá el panel Campos de la tabla dinámica (también llamado «Lista de campos») en el lado derecho. Aquí vemos una lista de todas las columnas previamente seleccionadas de nuestra lista de datos o fuente de datos y ahora podemos llenar las áreas individuales de la tabla dinámica con estas columnas. Así que ahora determinamos la disposición dentro de la tabla dinámica.
A continuación, distribuimos los «campos de la tabla dinámica», es decir, las columnas iniciales de nuestra lista de datos o fuente de datos, en las áreas individuales de la tabla dinámica:
Tenemos cuatro áreas para elegir:
Filtros, columnas, filas y valores.
Podemos colocar los campos individuales de la tabla dinámica seleccionando las casillas de verificación (luego Excel los coloca) o arrastrando y soltando los campos en las cuatro áreas y también definiendo manualmente la jerarquía de los datos.
Aquí ahora he arrastrado el tamaño a las columnas , el color a las filas , la categoría al filtro y el conteo al área de valor .
Como resultado, obtenemos una tabla dinámica que nos muestra cuántos bloques de Lego por color y tamaño hay en nuestra montaña de Lego.
Podemos reorganizar la tabla dinámica como queramos y también arrastrar varios campos a un área, o arrastrar y soltar un campo en el área de valores varias veces.
Mostrar las diversas opciones de disposición aquí con docenas de capturas de pantalla tiene poco sentido, por lo que es mejor verlas en el video.
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3. Realice cálculos simples con tablas dinámicas
De forma predeterminada, los valores en una tabla dinámica se presentan como una suma, pero esto se puede cambiar.
La forma más fácil de hacer esto es hacer clic con el botón derecho en uno de los valores en el área de valores y luego seleccionar una configuración diferente en «Resumir valores por» .
Las siguientes opciones están disponibles para nosotros:
Resumir valores por
- total
- Recuento (muestra el número de registros resumidos)
- Max (muestra el valor más alto de los registros resumidos)
- Min (muestra el valor más pequeño de los registros resumidos)
- Producto (multiplica todos los registros resumidos y nos muestra el resultado)
- …
También podemos usar la tabla dinámica para hacer cálculos .
Se trata de mostrar cómo los valores individuales se relacionan entre sí.
Para hacer esto, debe hacer clic derecho en uno de los valores en el área de valores y luego seleccionar una configuración diferente en «Mostrar valores como «.
Las siguientes opciones están disponibles para nosotros:
Mostrar valores como
- % del total
- % del total de la columna
- % del total de la fila
- % de…
- % del total de la fila anterior
- % del total de la columna anterior
- % del total general anterior…
- Diferencia de…
- % de diferencia de…
- resulta en…
- % resulta en…
- Clasificación por tamaño (ascendente)…
- Clasificación por tamaño (descendente)…
- índice
- …
Son muchas opciones de configuración diferentes, pero no se preocupe: la mayoría de las veces solo usa 2-3 de las configuraciones, pero luego las usa una y otra vez.
He reunido una pequeña descripción general de las diversas opciones de configuración para usted en forma de video.
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Por lo tanto, las tablas dinámicas de Excel son una manera rápida y fácil de responder una variedad de preguntas que tenemos sobre los datos, sin la molestia de dividir, agrupar y luego resumir nuestros datos con fórmulas.
4. Resalta valores específicos con formato condicional
Además de resumir y calcular los datos con tablas dinámicas, también tenemos la opción de resaltar en color los diferentes valores o dotarlos de barras de datos o semáforos a través de Inicio -> Formato condicional .
Notamos los valores atípicos más rápidamente y tenemos una mejor visión general de las tablas dinámicas más grandes.
Las tablas de colores como esta se ven muy bien en tableros e informes . Facilitan la extracción de conclusiones a partir de los datos.
Puede encontrar una pequeña vista previa de cómo funciona esto en el video.
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5. Cree tablas dinámicas o gráficos dinámicos
Podemos ir un paso más allá y convertir los datos de una tabla dinámica como un gráfico en los llamados gráficos dinámicos y así comprender nuestros datos aún mejor.
Para hacer esto, hacemos clic en la tabla dinámica y ahora podemos hacer clic en
Insertar -> Gráficos
o
Herramientas de tabla dinámica -> Analizar -> Gráficos dinámicos Crear gráficos .
El gráfico dinámico se puede seleccionar, formatear y editar en consecuencia a través del área de herramientas del gráfico dinámico o haciendo clic con el botón derecho.
Puede encontrar una pequeña vista previa de cómo funciona esto en el video.
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6. Conclusión: por qué las tablas dinámicas son la herramienta más poderosa en Excel
Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas en Excel porque con ellas puedes:
- condensar grandes cantidades de datos en prácticas tablas,
- Responder preguntas a los datos rápidamente y así
- obtener conocimientos e ideas,
- Visualice datos y conviértalos en gráficos y paneles, y por supuesto
- impresiona fácilmente a tus colegas y a tu jefe
Y todo ello con unos pocos clics, sin perder mucho tiempo.
Con las tablas dinámicas de Excel, puede controlar rápidamente grandes cantidades de datos y es mucho más productivo que el usuario habitual de Excel que no conoce o no utiliza esta importante herramienta.
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