¿Cómo lograr más ventas en menos tiempo?

Lograr más ventas en menos tiempo es una situación a la que todo vendedor profesional desea llegar en algún momento. Dado que, la tarea de un vendedor es ardua y compleja: prospectar, realizar visitas a los clientes, solucionar los problemas que se presenten, cumplir con los trámites administrativos que exige la empresa, etc.

Pareciera que aumentar las ventas y tener más tiempo libre fueran dos realidades completamente distintas. Sin embargo, en el siguiente artículo, te voy a demostrar que aquella afirmación no es cierta. Podemos ganar más dinero y tener más tiempo libre. Y en este artículo, te lo voy a demostrar.

Primero, comencemos considerando algunas estadísticas:

• 1920. Según datos revelados por la revista Sales and Marketing Management, los vendedores se dedican a vender 90 minutos al día. Esto es, el 20% de toda su jornada laboral.
• 1988. La misma revista, decide repetir la encuesta, considerando que durante todo el tiempo transcurrido, los vendedores han recibido mayor entrenamiento e información sobre cómo ser vendedores más productivos. Los resultados fueron los mismos, los vendedores sólo se dedicaban a vender 90 minutos diarios. 60 años pasaron y nada había cambiado.
• 2003. La empresa Produfoot Consulting decide evaluar la eficacia de la fuerza de ventas en todo el mundo. Los resultados obtenidos, en base a estudios realizados en Australia, Francia, Alemania, Reino Unido, Estados Unidos, fueron los siguientes: los vendedores sólo dedican el 20% de su tiempo a vender activamente y buscar prospectos. La misma empresa logró proporcionar otros datos interesantes: los vendedores dedican el 43% de su tiempo a manejar problemas y realizar tareas administrativas, un 30% lo dedican a las reuniones y el tiempo que pasan entre el trabajo y la casa. Y un 7% de su tiempo lo dedican a tareas improductivas o lo que también se denomina «tiempo muerto».

En otras palabras. Cerca a cumplir un siglo desde que se realizó el primer estudio sobre la productividad de los vendedores, nada ha cambiado. Los vendedores seguimos perdiendo tiempo en tareas irrelevantes y dejamos pasar tiempo valioso que podemos aprovechar para lograr más ventas.

Ahora, pasemos de examinar la realidad general de todos los vendedores, a examinar su propia realidad como vendedor. ¿Los datos proporcionados, corresponden en cierta medida, a la situación que vives cotidianamente? Analicemos su jornada.

Primer paso para lograr más ventas: clasificar las tareas diarias.

Las tareas que usted lleva a cabo, en un día normal, la podemos clasificar en:

• Tareas innecesarias.
• Tareas necesarias.
• Tareas productivas.

Para facilitar el recordatorio de cada una de estas tareas, utilizaremos la analogía del semáforo. Pintaremos de rojo, las tareas innecesarias, de amarillo las tareas necesarias y de verde, las tareas productivas.

Tareas innecesarias.​

Son actividades completamente improductivas, éstas no le permiten avanzar en su negocio y, por lo tanto, deberá erradicarlas por completo de su rutina. Entre estas tareas se incluyen: enviar correo electrónico a los amigos, permanecer por largo tiempo en llamadas telefónicas no programadas, chatear, conversar vía Whtasapp con amigos y personas que no son clientes, conversar con los compañeros de trabajo durante las jornadas laborales, navegar por internet en páginas de ocio y entretenimiento, jugar en la computadora o en el celular, etc.

Tareas necesarias​

Llamamos tareas necesarias a aquellas que pueden realizarse y que nos permiten avanzar en nuestro negocio, pero a un ritmo más lento que las tareas productivas. Las tareas necesarias constituyen un uso provechoso de su tiempo pero sólo en términos estratégicos. Dentro de las tareas necesarias se incluyen: determinación de objetivos, planificación, observación y evaluación, calificación de prospectos, sondeos a los clientes, papeleos necesarios para el cierre de una venta. Se trata de un terreno que debe pisar con sumo cuidado y en el cuál no debe pasar mayor tiempo del necesario. Recuerde, demasiado análisis conlleva a la parálisis, a la falta de acción, ergo, a la falta de resultados.

Tareas productivas

​Son aquellas tareas a las que debe dedicar la mayor parte de su tiempo. Este tipo de tareas hacen desarrollar al máximo el potencial de su negocio. Este tipo de tareas hacen disparar sus ventas. Este tipo de tareas lo llevarán a ser un vendedor exitoso. En nuestra opinión, sólo existen dos tareas productivas: la prospección estratégica y la venta.

Si no sabe cómo realizar una prospección estratégica, le recomiendo el Curso Cómo Prospectar con Éxito, estrategias semanales para aumentar y mantener clientes. Puede obtener más información del Curso, dando click aquí.​

A continuación, te recomiendo que tomes un cuaderno y realiza un análisis de tus tareas cotidianas. Enuméralas y luego clasifica cada una de ellas en: tareas innecesarias, tareas necesarias y tareas productivas. Para ayudarte con esta actividad, elabora una tabla similar a la siguiente:

Convirtiéndonos en campeones de las ventas.​

​A estas alturas del artículo, comprendo que le queda claro que, para lograr más ventas en menos tiempo, debe eliminar todas las tareas innecesarias, reducir el tiempo para las tareas necesarias y aprovechar el tiempo en tareas productivas, ¿Verdad? Pues, veamos como cumplir cada uno de estos propósitos.

​Eliminar las tareas innecesarias

​Ponga estrictos límites a las tareas innecesarias. Este tipo de tareas deberían desaparecer. Sin embargo, en un principio le aconsejo que se establezca como meta que, las tareas innecesarias no ocupen más del 5% de su jornada laboral. Considere los siguientes lineamientos para construir una barrera infranqueable contra las tareas innecesarias:

• No proporcione sus números de teléfonos personales a sus clientes. De esta manera, los clientes sabrán respetar sus horarios laborales para que usted los atienda. Si bien es cierto que, uno debe mostrarse como un vendedor accesible para sus clientes, es también importante establecer ciertos límites que le permitan tener una vida personal tranquila fuera de la actividad comercial (¿te ha pasado alguna o muchas veces que algún cliente te llama a altas horas de la noche sólo para hacerte una consulta que tranquilamente podría haberla consultado al día siguiente?)
• No proporcione sus datos laborales a sus amigos y familiares. Ellos ya tienen su número personal y con ese dato es suficiente. Con esta medida, usted evitará un importante porcentaje de llamadas que no son urgentes.
• Apague las notificaciones de su celular y de la computadora, en referencia a sus redes sociales, correos electrónicos y whatsapp. De esta manera, no tendrá la tentación de revisar a cada momento su celular y/o computadora. Y podrá mantenerse enfocado durante toda la jornada, a realizar su actividad comercial.
• No revise su correo electrónico personal durante las horas laborales.
• Trabaje sin interrupciones. Además de las tareas innecesarias mencionadas anteriormente, elimine todas las demás tareas que le impidan trabajar sin interrupciones. Por ejemplo: reuniones innecesarias, ordenar con excesiva frecuencia su área de trabajo, leer el periódico, ir al baño muchas veces, ir a tomar agua o a merendar a cada hora, dedicarse a reparar la copiadora o la impresora, atender otros vendedores de cosméticos, zapatos, por mencionar algunos, en horarios de oficinas y otras tareas innecesarias que usted conoce mejor que yo. Si sumáramos todos los minutos perdidos en estas actividades, en el transcurso del año, resultará que usted habrá perdido como mínimo dos semanas de su valioso tiempo. Diga no a las interrupciones y enfóquese en lo que produce mayores resultados.

Reduzca el tiempo para las tareas necesarias.

Quizá el anterior punto sea fácil de detectar y, por lo tanto, de comenzar a trabajar en esa área. Sin embargo, cuando hablamos de las tareas necesarias, casi siempre no nos damos cuenta de que constituye un problema. Sobre todo si somos vendedores con algunos años de experiencia en el rubro, tenemos la tendencia a dedicarnos a diferentes tareas necesarias y dejar de lado las tareas productivas. La meta, en relación a las tareas necesarias, es invertir calidad y no cantidad de tiempo. A continuación analicemos las principales tareas necesarias y cómo debemos administrarlas.​

• Papeleos. Esta faena comprende: llenar formularios, enviar documentos, fotocopiar, archivar, imprimir, etc. Usted tiene varias maneras de reducir el tiempo que dedica a los papeleos relacionados con sus clientes. La solución más rápida es delegar esta tarea a un asistente, un ayudante o un equipo encargado exclusivamente para ordenar los papeles. Otra manera de solucionar esta situación, es dedicar segmentos específicos del día para ordenar los papeles. Una opción es bloquear 30 minutos de su tiempo cada dos horas para realizar esta actividad. O puede bloquear 30 minutos de su tiempo, luego de realizar las primeras llamadas de venta, al comienzo de la jornada, antes de salir a almorzar y antes de marcharse a casa. Otra manera es utilizar el Sistema Nifty Fifty, del cuál hablamos de manera detallada en este artículo. 
• Planificación de metas. Dedique uno o dos días, de manera exclusiva y total, una vez al año, para planificar sus metas. Si a finales del año pasado o a comienzos de éste, no realizó esta planificación, considere hacerlo este fin de semana (cuánto antes, mejor). En esta planificación considere incluir cómo cumplirá sus metas, qué actividades realizará de manera prioritaria cada día, cada semana, cada mes. Después de este arduo trabajo, las siguientes semanas sólo dedicará tiempo a revisar sus progresos y realizar algunos ajustes. Esto puede tomarle simplemente quince minutos a la semana. Puede revisar sus metas cada domingo por la tarde. El lunes por la mañana dedíquelo a preguntarse qué cosas necesita hacer para adelantar en sus metas, ¿qué cosas nuevas necesita aprender? ¿cuántas llamadas de prospección necesita realizar? ¿qué segmento de mercado revisará, etc.? Un trabajo realizado una vez al año, le permitirá tener jornadas más productivas durante cada una de sus jornadas. En la Escuela del Vendedor tenemos un e book pensado para ayudarle en su planificación de metas, ingrese aquí para más información sobre el E book M.E.T.A.S. Múltiples Estrategias para triunfar y alcanzar tus sueños.
• Sondeos a los clientes. Es importante tener una retroalimentación por parte de los clientes, acerca de su trabajo como vendedor. Esto le permite tener una idea clara de la forma en qué está trabajando y los aspectos que puede mejorar. Desarrolle un sencillo formulario de cinco o siete preguntas (no más) en el que permita a sus clientes expresar su opinión sobre el servicio que reciben. Luego archive estos formularios y revíselos en una próxima oportunidad.
• Observar y evaluar. Uno de los secretos de uno de los grandes vendedores de seguros, era que dedicaba cinco minutos cada hora, a evaluar su productividad. Puede comenzar imitando esta técnica, por lo menos los primeros tres meses. Luego, dedique una hora mensual a observar y evaluar su rendimiento.
• Comunicación. Esto incluye las llamadas de ventas y los correos electrónicos. En un principio, hablamos de bloquear aquellas llamadas y correos innecesarios. Sin embargo, existen muchísimas llamadas y correos electrónicos que nos posibilitan y nos abren la posibilidad de obtener grandes ventas. En general, recomiendo dedicar 30 minutos cada dos horas a las llamadas telefónicas y correos electrónicos. Practique este nuevo hábito: 30 minutos cada dos horas para llamadas telefónicas comerciales y correos electrónicos. De esta manera, usted estará dominando su tiempo y dejando espacio necesario para las tareas productivas.

Aproveche el tiempo en tareas productivas.

​Una vez que usted ha quitado de su horario, las tareas innecesarias y tareas necesarias. Y le ha reservado espacio a las tareas productivas, es tiempo de profundizar las actividades de prospección estratégica y ventas. Es aquí donde tiene que aplicar su experiencia y los conocimientos adquiridos a través de los libros y cursos de ventas que ha tomado.

No se preocupe, le será fácil lograr más ventas en menos tiempo, una vez que usted ha establecido una metodología como la que hemos propuesto en este artículo. Le será fácil ser un vendedor más productivo, una vez que ya tiene el camino allanado.

Considere el dato con el que iniciamos anteriormente. El promedio de los vendedores, dedica apenas 90 minutos diarios a vender y el resto de la jornada lo ocupa en otras tareas. Con esta nueva metodología, usted dedicará 4 horas (equivalente a 240 minutos) dedicados exclusivamente a vender. ​Es decir que, logrará incrementar sus ventas en un 167 %. Lo cual, para comenzar es algo muy asombroso.

Para terminar, quisiera compartirle un ejemplo de cómo sería el día a día de un vendedor productivo. Usted puede acomodar este ejemplo a su realidad, teniendo en cuenta de respetar las proporciones establecidas para las tareas necesarias y las tareas productivas.

Y con esto terminamos. Por favor, no permitas que otros vendedores sigan teniendo pobres resultados por falta de información o por falta de conocer metodologías efectivas y probadas como estás. Ayúdanos y comparte este artículo en Facebook, Twitter, Linkedin, Google + o por correo electrónico. Puedes utilizar los íconos que aparecen en la izquierda de tu pantalla. Ayúdanos a llegar a formar a cada vez más vendedores. Nos vemos en el próximo artículo o en la parte de Comentarios.

Nos vemos en el próximo artículo.​