Power query explicado de forma muy sencilla

1) Descripción general y posibles usos de Power Query

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La herramienta de Excel Power Query o «Recuperar y transformar datos» te ayuda a realizar procesos ETL. La abreviatura «ETL» significa «Extraer, transformar y cargar», que describe un proceso en el que los datos de varias fuentes de datos (posiblemente estructuradas de manera diferente) se combinan en una única base de datos o tabla de destino,  se convierten allí  y luego se presentan en forma de se emita una tabla. 

Entonces ET L  incluye

• extracción  de los datos relevantes de diferentes fuentes , 
• Transformación  de los datos en el esquema y formato de la base de datos o tabla de destino ,
• Cargar los datos  en la base de datos o tabla de destino . 

 Entonces, puede usar Power Query para  recuperar datos de diferentes fuentes de datos: 

• Archivos Además de recuperar datos en  libros de trabajo individuales ,  archivos CSV , archivos de texto, etc.  , Power -Query también puede   consultar carpetas completas . Esto significa que puede realizar consultas en una  carpeta   específica y, a medida  que se agregan nuevos archivos a esa carpeta,  Power-Query  también  consultará y convertirá automáticamente  cualquier  dato  de  esos archivos nuevos . De esta manera, siempre obtendrá un conjunto de datos actualizado. Esto es muy útil para informes regulares, por ejemplo.    
• Bases de datos Access,  SAP,  Salesforce,  SQL Server… La ventaja aquí es que no está   limitado a 1 millón de registros de datos ,  como con  un  archivo de Excel , sino que puede consultar una cantidad ilimitada de registros de datos. Además, la consulta con Power Query se ejecuta mucho más rápido.    
• Tablas web de Wikipedia, tipos de cambio, cotizaciones bursátiles de sitios web en Internet  … Todas estas consultas se pueden actualizar periódicamente. Para ello, Power-Query ofrece la posibilidad de establecer la  hora exacta  de la actualización (por ejemplo, siempre al abrir el archivo o la carpeta) o  el  intervalo deseado  para las actualizaciones actuales (por ejemplo, cada 10 minutos).    

De esta manera, es muy fácil recuperar datos de diferentes fuentes.

1.1) Web scraping con Power Query

Otra ventaja es que también puede usar Power Query para recuperar varias páginas usando los llamados «parámetros». Eso significa  que, en teoría, puede obtener cientos de páginas y extraer datos  si las direcciones URL están estructuradas de manera uniforme . Por ejemplo, si quieres  datos económicos  de diferentes países y los sitios web difieren solo en el código de país en la URL , luego puede ingresar estos códigos de país en la consulta usando parámetros y así recuperar datos de una gran cantidad de sitios web y fusionarlos en un conjunto de datos. 

1.2) Limpieza de datos con Power Query

Power Query también se puede utilizar para simplificar la limpieza de datos. Suele ocurrir que tiene que procesar diferentes datos, como registros de datos de direcciones y similares, que aún no están disponibles en un  formato  adecuado  . Con Power Query, hay muchas formas nuevas de simplificar todo al  ahorrarle  el uso de funciones y macros . 

Si observa todo en un contexto más amplio , primero hay todas las fuentes de datos y luego cuatro pasos de trabajo : 

• aporte 
• análisis 
• visualización 
• producción 

A diferencia de una limpieza de datos manual, en la  que debe ejecutarla una y otra vez en el caso de  datos nuevos y/o actualizados y quizás también fusionar los datos usando funciones, puede, como se mencionó  anteriormente ,  con Power -Query  fácilmente actualice los datos agregados y/o modificados haciendo clic en las consultas . Por lo tanto, Power Query extrae y prepara los nuevos datos  y luego se pueden usar para crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos, por ejemplo, que luego puede combinar en paneles. Estos tableros y gráficos se pueden convertir en informes de Word o PPT y enviar por correo electrónico.  o  subidos a bases de datos, etc. 

Power Query lo ayuda a recuperar datos de diferentes fuentes, para llevarlos al formato correcto en un primer paso y luego fusionarlos  y  , si es necesario, comparar los registros de datos extraídos (por ejemplo, comparación de datos reales y de destino).  En resumen, Power Query facilita la recuperación y transformación de datos de diferentes fuentes.

En el vídeo [de 5:23 min] se puede ver todo de nuevo  en forma de  tabla  con varios ejemplos de aplicación  . 

2) Datos sin pivotar 

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En Excel 2016 y la versión de suscripción de Excel 365 , encontrará  Power Query ya integrado, en el menú debajo de la pestaña en el bloque «Recuperar y transformar datos». Aquí  también encontrará las diversas  opciones para recuperar datos de  diferentes  fuentes, como archivos de texto, archivos CSV, web, etc. ,  y en «Recuperar datos»  tiene  muchas fuentes diferentes para elegir nuevamente. También puede obtener una descripción general de las consultas existentes y las fuentes de las que ha «tocado».  

Cualquiera que use Excel 2010 y Excel 2013 encontrará Power Query como una pestaña separada en el menú (ver video: 0:33–0:49 min). 

En nuestro ejemplo  [del minuto 0:49]  encontrará una lista de datos  (todavía no es  una  tabla) en la que la información se presenta en columnas individuales. 

Tal lista de datos no es muy práctica,  especialmente si  desea crear una tabla dinámica a partir de ella, es decir, poner todo en un formato de base de datos y trabajar con ella en consecuencia. Con la ayuda de Power Query, ahora tiene la posibilidad de consultar  estos datos en esta área. Cuando hace clic en el botón «Desde tabla/rango», Excel selecciona automáticamente todo el  rango de consulta  (  ya que PowerQuery requiere una tabla  ) y abre el cuadro de diálogo «Crear tabla».  

Al hacer clic en Aceptar, la lista se convierte en una tabla y  se abre  el Editor de consultas , donde  puede  ejecutar una consulta en ese rango . Puedes  ver cómo está estructurado este editor  en detalle   en el video [1:50-2:48 min] .  

En el siguiente paso  ,  desmontará la tabla, i. h cambiar las  columnas  a  filas  por . Para hacer esto, primero seleccione las columnas, luego vaya a la pestaña «Transformar» y luego haga clic en el botón «Despivotar columnas». 

Esto convierte las columnas individuales en filas individuales. 

Si tuviera que hacer  este paso en Excel sin Power Query, implicaría mucho copiar y pegar o  la  creación de macros que llevaría mucho tiempo . Estos dos clics por sí solos ya le han ahorrado una increíble cantidad de tiempo.  

Tan pronto como haya terminado con su consulta, haga clic en «Cerrar y cargar» en la parte superior izquierda de la pestaña «Inicio». 

Luego, la consulta se guarda  y se  carga en el archivo de Excel como una hoja de trabajo separada,  y se abre una ventana separada   a la derecha  , donde  se muestra el resultado  de su consulta. 

Los últimos pasos  también se muestran  en detalle  en el video [2:48– min]  . Además  , se le explicará cómo se estructura en detalle la tabla recién creada y cómo  puede convertir este bloque de datos en una tabla dinámica (ver más abajo)  , que se puede usar muy bien en el futuro, por  ejemplo ,  para crear gráficos dinámicos y para evaluar los datos fácilmente. 

3) Fusionar datos  de  diferentes n  tablas 

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Una gran parte del trabajo en Excel a  menudo  implica primero fusionar datos. Por lo tanto, tiene  varias fuentes, conjuntos de datos, tablas, etc.  como base , que  debe reunir en   un primer paso  para  poder  procesarlos y evaluarlos en un paso posterior  .  

Entonces , en nuestro ejemplo, hay  dos  conjuntos de datos A y B que  puede  » Agregar» o  «Combinar»  . 

«Agregar»  significa que se crea una copia de cada uno de los dos conjuntos de datos, que se unen  o empaquetan  , lo que da como resultado un gran conjunto de datos nuevo que  se puede evaluar posteriormente . 

Por el contrario,  «combinar» significa que los dos conjuntos de datos no se «agregan» por completo (como se describe anteriormente), porque no se requiere todo el contenido de los dos conjuntos de datos,  sino solo información específica  , de modo  que,  por ejemplo, solo uno del conjunto de datos B se requiere una sola columna. Esto generalmente se hace con una función de referencia como la función BUSCARV, o la función ÍNDICE, etc., o con uniones simples o uniones como  las que  encuentra en las bases de datos . 

Estos dos tipos de «agregar» y «combinar» se pueden hacer de  una manera muy simple usando Power Query   . El comando correspondiente se puede encontrar en la pestaña «Datos» en el botón «Recuperar datos / Combinar consultas». 

Especialmente cuando se trata de una gran cantidad de datos, puede ahorrar mucho tiempo con esto. 

En el video encontrará un ejemplo de 1:50 min con las tablas «Inventario REAL» e «Inventario OBJETIVO» con números de artículo, números de referencia y unidades de inventario. Ahora se deben comparar estas dos tablas para averiguar cuántas unidades se deben reordenar para reponer las existencias  hasta  los niveles de existencias OBJETIVO deseados. 

Para este propósito, en teoría, se podría trabajar con la función BUSCARV o copiar los dos bloques de datos entre sí. El problema con esto es que en la práctica a menudo se trabaja con muchas tablas que son muy grandes. Por un lado, una comparación de los mismos  llevaría  mucho tiempo y,  por otro lado,  tan pronto como se importen nuevos datos en las tablas individuales  , se repetirá el  proceso respectivo (función BUSCARV, copia, etc.). 

Con Power Query, por otro lado, los archivos de origen  ya  no se tocan   , es decir. h las tablas permanecen en su forma original  y  la combinación  y  comparación de los conjuntos de datos  solo  se configura una vez. Power-Query permite  un trabajo sostenible y le   ahorra  mucho tiempo. 

En el primer paso  [ver videofrom  3:02 min]  , se debe realizar una consulta en la primera tabla  . Al hacer clic en «De tabla/rango»  en la pestaña «Datos», Excel reconoce automáticamente el rango en cuestión, ejecuta una consulta y abre el Editor de consultas. Si   abre la ventana de consulta en el lado izquierdo ,  verá que la tabla tbl_Ist está involucrada . 

Ahora la tabla debe cerrarse y cargarse, pero esta vez no use  el botón «Cerrar y cargar» directamente nuevamente  , sino que haga clic en el pequeño triángulo negro en la parte inferior derecha del botón para abrir el menú de selección y seleccione el Elemento «Cerrar y cargar» en…” fuera. 

La razón de esto es que se abre la ventana de diálogo «Importar datos» y puede elegir inmediatamente si desea que todo se  genere como una tabla , una tabla dinámica  o un gráfico dinámico,  o si solo desea crear una conexión. 

En nuestro caso , selecciona  el elemento «Crear conexión solamente»… 

… porque  desea agregar la otra consulta primero y no tener todo el resultado  aquí directamente en Excel  . 

Ahora se abrirá la ventana «Consultas y Conexiones» en la parte derecha y verás que se ha creado la primera consulta.  Si pasa el mouse sobre él,  también se abrirá  la ventana de vista previa correspondiente  y podrá   ver los datos . 

Los pasos descritos anteriormente ahora se  repiten para la tabla «objetivo de stock». 

Así que ahora  ha  creado dos consultas . El siguiente paso  es cómo  conectar estos  dos . Primero  ,  «agregará» las dos consultas como se describe anteriormente. 

Entonces empaqueta  los dos conjuntos de datos uno debajo del otro. Se abrirá nuevamente una ventana de diálogo y se le preguntará si hay dos o  más  tablas. A continuación, seleccione la tabla principal y luego la secundaria, es decir, la tabla para agregar a la tabla principal . 

Después de haber confirmado con «OK», el editor de consultas se abre de nuevo y  se le  muestra  una vista previa de cómo se verá todo. 

Puede ver que los artículos de la primera tabla y los artículos de la segunda tabla se han «añadido» entre sí en bloques . Sin embargo,  a primera vista no está claro qué datos  se pueden  asignar al inventario  ACTUAL  y  cuáles  al TARGET . Para lograr esto,  teóricamente  se podrían adaptar las tablas originales, pero el esfuerzo requerido para esto no sería «sostenible». 

Por este motivo  , acceda ahora  a  su  consulta original haciendo clic  en  la  consulta » tbl_Ist » en la  ventana de consulta de la izquierda .  

También  puede  agregar columnas individuales aquí, pero estas solo se agregan en este editor de consultas . No  aparecen en las tablas originales, sino solo en el resultado final. 

Para  hacer esto, vaya  a «Agregar columna» en el menú y haga clic en » Columna personalizada  » que  titula  «Estado» . En el campo «Fórmula de columna personalizada», puede  ingresar una fórmula o definir un valor, en nuestro caso,  » ACTUAL » . 

Y  luego  haces lo mismo con la  consulta » tbl_Soll » .  

Si ahora hace clic en la tabla de consulta creada anteriormente «Append1″, verá que la nueva columna junto con los valores agregados » ACTUAL » y «TARGET»  se han adoptado automáticamente.  

 El video para las cuales se deben reordenar los artículos respectivosrequeridas  unidades, es decir, la cantidad de TARGET yACTUALle muestra cómo puede convertir esta consulta en una tabla dinámica, por ejemplo, que le muestra la diferencia entre el 55  minutos]. 

No solo  puede hacer este tipo  de  combinación de datos o conjuntos de datos  a través de «Datos/Recuperar datos/Combinar consultas», sino también en el editor de consultas de Power Query, que tiene botones que  puede usar para  combinar las consultas. Puede iniciar consultas, pero  nosotros Llegaré a eso más tarde. 

En el video [9:18 –12:52  min]  la  diferencia entre  » añadir »  y  » combinar » se le  explica nuevamente  en  detalle .  

Al hacer clic en «Combinar» se abre otra ventana de diálogo en la que primero debe seleccionar la tabla de origen, en nuestro caso la tabla TARGET, ya que aquí hay más entradas. 

A continuación, seleccione la tabla ACTUAL.

Después de eso, al igual que con una función BUSCARV, debe conectarse y, por lo tanto, elegir qué columna en las dos tablas es la misma. En nuestro caso, sería la descripción del artículo o el ID de referencia. 

Toma como ejemplo el ID de referencia, que ahora selecciona en ambas tablas para que se cree una relación/conexión que corresponda al criterio de búsqueda para BUSCARV.

En la parte inferior, en «Tipo de unión», encontrará una selección de diferentes formas de unir estas dos tablas, por lo que el elemento «Unión externa izquierda (todos desde el primero, coincidentes desde el segundo)» se le ofrece de forma predeterminada.

Para nuestro ejemplo, primero toma el primer criterio de selección, es decir, la combinación estándar que corresponde a BUSCARV. Más adelante entraremos en más detalles sobre los demás. Después de hacer clic en «Aceptar», obtiene una nueva consulta, que ya no se llama «Agregar» (= agregar), sino «Fusionar» (= fusionar).

En el lado izquierdo de esta tabla (fondo blanco) ahora puede ver nuestra consulta original, es decir, nuestra tabla OBJETIVO, y en el lado derecho (fondo verde) en la columna tbl_Ist información de la consulta ACTUAL, pero por ahora en forma comprimida son desplegado.

Las líneas individuales contienen «Tabla», lo que significa que todavía hay más datos aquí y que en el siguiente paso primero debe seleccionar qué datos desea de la consulta ACTUAL a la otra consulta, es decir, a la consulta OBJETIVO, desea reproducir. 

Para hacer esto, primero haga clic en el botón en la parte superior derecha (con las dos pequeñas flechas apuntando hacia la izquierda y hacia la derecha).

Se abrirá una ventana de diálogo en la que encontrará las columnas individuales de la otra tabla o consulta. A continuación, debe elegir lo que desea incluir.

En nuestro caso, puede hacer clic en las columnas «Artículo» y «Referencia» porque ambas ya están allí. También puede desmarcar «Usar nombres de columnas originales como prefijo». A continuación, haga clic en «Aceptar» de nuevo…

… y ahora verá dos nuevas columnas denominadas «Unidades.1» y «Condición.1» a la derecha (fondo verde).

Así que ahora tienes todos los datos que necesitas. A continuación, haga clic en «Cerrar y cargar/Cerrar y cargar…» en el menú superior izquierdo. Sin embargo, esta vez quieres que todo se deseche en forma de mesa.

Finalmente, a la derecha de la tabla, puede agregar una nueva columna («Diferencia») y la fórmula «=[@Unidades]-@[Unidades.1]]» para calcular la diferencia.

Como resultado, ahora obtiene la información que necesita para volver a realizar un pedido, es decir, la información de cantidad que se requiere para reponer las existencias para alcanzar el estado OBJETIVO.

Estas dos formas de combinar datos se analizarán con más detalle en lecciones posteriores, así como lo que puede hacer con los cuadros de diálogo individuales. Los diversos tipos de unión también se discutirán en detalle. 

Lo especial de Power-Query es que estas consultas, como ya se mencionó con frecuencia, están diseñadas para ser sostenibles, lo que significa que las consultas, una vez creadas, se pueden actualizar fácilmente para cargar nuevos números, que luego se utilizan en las tablas. , gráficos dinámicos, etc. aparecen. Puedes ver un ejemplo de esto en el video [del minuto 13:23].

4) Combinar datos de libros de trabajo

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Con Power Query no solo puede consultar datos de tablas o rangos, sino también de archivos completos. Para ello, acceda a «Recuperar datos» / «Desde archivo» en el menú «Datos» y seleccione «Desde libro» entre las distintas opciones que se ofrecen.

A continuación, se abre el cuadro de diálogo «Importar datos», donde selecciona el archivo «Waren Inventory.xlsx» para nuestro ejemplo y luego hace clic en el botón «Importar». Esto corresponde al mismo ejemplo que en la lección anterior, lo que significa que nuevamente estamos tratando con las existencias para el estado ACTUAL y TARGET.

En la ventana de diálogo que ahora se abre, verá el archivo que ha seleccionado, es decir, «Inventario de productos.xlsx», y una lista de todo lo que puede consultar desde este archivo. Por un lado, tiene las distintas hojas de trabajo «Stock ACTUAL» y «Stock TARGET», pero también las tablas «tbl_Ist» y «tbl_Soll». Se puede ver qué fila es una tabla y cuál es una hoja de trabajo en los iconos respectivos de la izquierda. En el lado derecho, tan pronto como marca una entrada, obtiene una vista previa de lo que está recuperando actualmente.

Si marca la casilla a la izquierda de «Seleccionar varios elementos», tiene la opción de recuperar varias tablas en lugar de solo una. Es importante que pienses en el orden en el que quieres hacer clic en los elementos, porque las consultas aparecerán luego en este orden en el Power Query Editor.

En la parte inferior derecha, tiene la opción de cargar todo directamente.

Si solo ha seleccionado una única consulta, aparecerá directamente en su hoja de trabajo abierta inmediatamente después de «Cargar», es decir, se llamará directamente.

Por otro lado, si tiene varios elementos seleccionados y hace clic en Cargar, solo se creará una conexión. El área «Consultas y conexiones» se abre a la derecha con las dos consultas. Entonces tiene la conexión aquí y puede continuar trabajando con ambos.

Puede ver los pasos individuales hasta aquí nuevamente en el video [0: 00-2: 09 min].

En nuestro ejemplo, las dos consultas se seleccionan una tras otra haciendo clic con el botón derecho y luego se pueden eliminar. Para eliminarlo de forma permanente, debe confirmar su intención nuevamente en el cuadro de diálogo «Eliminar consulta» que se abre después de hacer clic con el botón derecho.

A continuación, vuelva a ejecutar su consulta («Recuperar datos» / «Desde archivo» / «Desde libro de trabajo») haciendo clic en «Inventario.xlsx» y luego en «Importar».

Luego, en el «Navegador», marque «Seleccionar varios elementos», seleccione las dos tablas (ACTUAL y OBJETIVO) y esta vez no solo haga clic en el botón «Cargar», sino que abra el menú de selección y seleccione «Cargar en…» .

Después de eso, puede decidir si desea cargar estas consultas directamente como una conexión, como una tabla, como una tabla dinámica o como un gráfico dinámico, donde «Crear solo conexión» corresponde a la carga que hicimos anteriormente en nuestro ejemplo.

En la parte inferior también tiene la opción de agregar estos datos al modelo de datos. El modelo de datos vive en el fondo de Excel y se usa cuando usa otra herramienta: Powerpivot. El beneficio de este modelo de datos es que sus datos residen en la memoria, lo que le permite realizar cálculos mucho más rápido.

Si selecciona «Tabla» o «Informe de tabla dinámica», tiene la opción de colocar todo en una nueva hoja de trabajo o integrarlo en una hoja existente; con este último, todo lo que tiene que hacer es seleccionar la celda deseada.

Puede ver los pasos descritos anteriormente nuevamente en el video [2:09-4:15 min].

Esas eran las diferentes formas de cargar los datos usando Power Query.

Sin embargo, el verdadero valor agregado de Power Query no es la capacidad de consultar simplemente datos, sino que puede editar lo que ha consultado en consecuencia. Esto se hace haciendo clic en el botón «Editar» en la parte inferior derecha.

El editor de consultas de Power Query se abrirá nuevamente con las dos consultas, y ahora puede continuar trabajando con ellas.

Al igual que antes, ahora puede fusionar sus dos consultas. Si bien anteriormente hizo clic en el botón «Recuperar datos / …» y luego combinó las consultas, ahora debe seleccionar el elemento correspondiente en la cinta «Inicio» en el bloque «Combinar» dentro del editor de consultas. Nuevamente, puede elegir entre las opciones de selección «Combinar consultas» y «Agregar consultas».

Si hace clic en el pequeño triángulo junto a «Combinar consultas», puede elegir entre «Combinar consultas» y «Combinar consultas como nueva consulta».

Cuando haga clic en «Combinar consulta», las consultas cargadas se editarán y ampliarán en consecuencia. En nuestro ejemplo, sin embargo, queremos crear una nueva consulta y dejar intactas las consultas originales, por lo que seleccionamos el segundo punto.

El cuadro de diálogo «Combinar» se abrirá nuevamente, donde selecciona las dos tablas y luego elige una clave (en nuestro caso, marca la columna «Artículo» en la parte superior e inferior). Después de eso, tiene la posibilidad de elegir entre los diferentes tipos de unión, por lo que en nuestro ejemplo tomamos la primera opción «Unión externa izquierda…».

Si luego hace clic en «OK», el archivo «Merge1» aparece a la izquierda en la ventana de consulta. Esto significa que no se amplió una consulta ya existente, sino que se creó una consulta completamente nueva.

Puede ver cómo se combinan las dos tablas con el comando «Agregar consultas» en el video [6:20-6:41 min]. En este caso, el nombre de la nueva consulta es «Append1».

No siempre tiene que crear nuevas consultas para fusionar consultas; por supuesto, también puede expandir las consultas existentes [ver video de 6:42 min].

Para nuestro ejemplo, seleccione la consulta «tbl_Ist» y luego haga clic en «Combinar consultas». Luego selecciona una segunda tabla nuevamente (en nuestro caso, «tbl_Soll») y crea una relación entre estas dos consultas. Después de hacer clic en «Aceptar», no se crea una nueva consulta, pero la consulta existente se expande para incluir los datos previamente seleccionados (en nuestro caso, la columna «Artículo»).

Si desea deshacer este último paso de combinación (u otro paso de combinación anterior) por cualquier motivo, tiene la opción de seleccionar el paso correspondiente en el lado derecho de la ventana «Pasos aplicados» y hacer clic en el símbolo de eliminación ( X ) para reiniciar.

Puede hacer clic en los pasos individuales y, según el paso de la aplicación que acaba de seleccionar o marcar, obtendrá la vista previa respectiva de lo que hay en la consulta respectiva. De esta manera, puede editar y cambiar consultas después o deshacer pasos por completo.

Power Query también te ofrece la opción de duplicar consultas existentes o crear referencias a ellas [ver video de 8:00 min].

Duplicar le brinda la oportunidad de probar diferentes cosas con un archivo sin temor a romper accidentalmente algo en la consulta original.

Si, por otro lado, hace clic con el botón derecho para crear una llamada «referencia», entonces el nuevo archivo creado de esta manera no es una copia independiente (como en el caso de la duplicación), pero, como sugiere el nombre, una referencia a la consulta original, es decir, un enlace. Esto significa que cualquier cambio en la consulta original se propaga automáticamente a la referencia. Esto es muy práctico en la medida en que los cambios o ampliaciones del original no requieren la creación de una nueva consulta, sino que se transmiten o asumen las respectivas adaptaciones.

Así que esas fueron las diferentes formas de extraer datos de los libros de trabajo y luego procesarlos fácilmente en el Editor de Power Query.

5) Consultar datos de carpetas enteras

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Lo mejor que le ofrece Power-Query es la capacidad de consultar datos no solo de archivos individuales sino incluso de carpetas completas. Entonces, si tiene una carpeta con varios archivos, puede usar una sola consulta para recuperar los datos de todos los archivos en esa carpeta y ponerlos a disposición en Excel.

Sin embargo, lo mejor de esto es el hecho de que si se almacenan archivos nuevos en la carpeta consultada, la consulta una vez creada se expande automáticamente para que todos los datos nuevos estén disponibles cada vez que abra la consulta.

Esto es muy práctico, por ejemplo, para informes mensuales, es decir, cuando un sistema diferente, como p. B. Se importan nuevos datos de SAP. Estos datos se toman y se colocan en la carpeta correspondiente y, cuando se actualiza la consulta, se importan estos datos recién agregados. A continuación, se pueden crear tablas dinámicas o gráficos dinámicos sobre la base de estos datos para evaluar la nueva información y mostrarla como gráficos. Esto permite z. B. actualizar los informes mensuales antes mencionados con un solo clic.

Una consulta de este tipo se crea a través de «Datos» / «Recuperar datos» / «Desde archivo» / «Desde carpeta».

A través del siguiente cuadro de diálogo «Carpeta», puede ir a «Examinar» para acceder al explorador de archivos y seleccionar la carpeta deseada…

… o puede ingresar la ruta directamente y luego hacer clic en «Aceptar».

A continuación, se abrirá una ventana de vista previa en la que encontrará los distintos archivos que se han almacenado en la carpeta seleccionada. Además de los nombres de archivo y las extensiones de archivo, también encontrará información sobre cuándo se crearon o modificaron los archivos respectivos y cuándo se accedió a estos datos por última vez. La ruta del archivo también aparece en la lista.

Aquí tienes varias opciones. Si desea editar todo, la ventana de Power Query se abre nuevamente. Si hiciera clic en «Cargar», solo obtendría una vista de estos archivos, lo que significa que los archivos individuales aún no se combinarían entre sí.

Como alternativa, puede hacer clic en Combinar y editar. Luego, Power-Query intentará fusionar y combinar los archivos ubicados dentro de la carpeta en cuestión.

Aquí puede decidir, entre otras cosas, qué archivos de la carpeta y también qué hojas de datos dentro de los archivos individuales deben usarse para la consulta deseada. Puede ver el video [2: 16-3: 02 min] para ver cómo obtiene Power Query para ejecutar la consulta en los archivos individuales y combinar todo automáticamente.

Una vez que Power-Query cargue la carpeta, verá la nueva consulta «Datos mensuales» en la parte inferior de la ventana Consultas a la izquierda, y también un panel con una consulta de muestra que se genera automáticamente. Pero simplemente puede ignorar y cerrar esto por ahora.

Si hace clic en la consulta «Datos mensuales», verá la columna «Source.Name» a la izquierda, es decir, los nombres de los archivos que seleccionó previamente para la consulta. Junto a él encontrará varios encabezados de columna, donde Power Query reconoce que las columnas son recurrentes e ingresa los nombres correspondientes. A continuación verá los registros de datos individuales.

Sin embargo, dentro de los registros de datos enumerados, también verá una gran cantidad de filas vacías que están marcadas con » nulo «, pero que no deberían aparecer en nuestro resultado y que, por lo tanto, queremos filtrar.

Por ejemplo, si selecciona la columna «Año» y luego abre el campo de filtro haciendo clic en el triángulo pequeño,…

… luego puede quitar la marca en el cuadro pequeño a la izquierda de “(NULL)”.

Las filas con las entradas vacías se filtran y el proceso en sí se muestra en el lado derecho de la ventana «Pasos aplicados», en nuestro caso con la descripción «Filas filtradas».

Aprenderá más sobre la variedad de formas en que puede transformar y manipular los datos más adelante en el curso.

Tan pronto como tenga el conjunto de datos terminado frente a

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