¿Qué es Excel y para qué se puede usar Excel?

 

El programa de hoja de cálculo de Microsoft Excel se puede comparar con la forma en que funciona el cerebro humano: una interfaz dedicada (una hoja de cálculo de Excel) se alimenta con datos del entorno, algunas celdas adaptadas para este propósito procesan los datos ingresados usando fórmulas y finalmente convierte el percepciones/respuestas obtenidas en recomendaciones para la acción.

Excel se puede comparar con el cerebro humano, que recibe datos del entorno, los procesa y luego los convierte en información/respuestas y recomendaciones para la acción.

Al crear un archivo de Excel típico, sigue los siguientes pasos:

1. Entrada de datos:

Primero, se decide qué datos e información se requieren para el archivo de Excel en cuestión, y luego se inserta.

2. Limpieza/gestión de datos:

Los datos ingresados se limpian, organizan y almacenan de manera significativa.

3. Tratamiento de datos:

Los datos existentes se manipulan, procesan, convierten y, si es necesario, se amplían.

4. Consolidación de datos :

Siempre que sea (razonablemente) posible, se combinan varios datos en un único conjunto de datos.

5. Análisis de datos:

En el siguiente paso, se hace una pregunta sobre el conjunto de datos; la respuesta puede, p. B. en forma de mesa pivote.

6. Visualización de datos :

Con el fin de una mejor y más rápida visualización de las respuestas recibidas, los resultados se presentan en forma de tablas y gráficos.

7. Informes :

Los conocimientos adquiridos se comunican más y pueden inspirar la acción adecuada si es necesario.

Un ejemplo simple de esto sería el libro del hogar de una familia:

Usando una tabla de Excel, se deben responder las siguientes preguntas: “¿Cuánto gastó la familia el mes pasado? ¿Los gastos del período bajo revisión aumentaron, disminuyeron o permanecieron iguales en comparación con el mes anterior/los últimos seis meses?”

Para preparar los datos, primero recopila todas las facturas del último mes e ingresa los montos gastados en una hoja de cálculo de Excel. (1)

Los diferentes gastos se amplían para incluir categorías específicas como «alquiler», «gastos de energía», «comestibles», «reembolso de préstamos», «gastos únicos», etc. (2)

Mediante una fórmula se muestra el IVA de los gastos deducibles además del importe total. (3)

Todos los datos del último mes se empaquetan en una tabla ya existente con los respectivos datos de los meses anteriores. (4)

Use una fórmula de suma simple o una tabla dinámica para averiguar cuánto se gastó en el último mes. Los resultados son z. B. comparados con los del mes anterior o con el gasto medio de los últimos seis meses. (5)

Los resultados se presentan en forma de tabla y gráfico. De esta forma, se puede ver muy rápidamente si los gastos tienen una tendencia al alza o a la baja o si se han mantenido más o menos igual. (6)

Al observar el resultado, se nota que el gasto de consumo de la familia ha aumentado considerablemente. Entonces se compila un informe PDF correspondiente y los resultados se comunican a los miembros de la familia. Para detener la tendencia al alza no deseada en el gasto, se decide limitar todos los gastos de consumo innecesarios durante los próximos dos meses. (7)

Conclusión:

El programa de hoja de cálculo Excel lo ayuda a comprender mejor una situación específica, obtener información, responder preguntas sin respuesta e, idealmente, inspirar un mejor enfoque al evaluar una serie de datos o conjuntos de datos y usar el procesamiento óptico de los resultados obtenidos.

El truco consiste en hacerse las preguntas correctas antes, o al menos durante, la creación del archivo de Excel . Abajo hay algunos ejemplos:

  • ¿Qué preguntas deben responderse al procesar los datos ingresados?
  • ¿Cómo deben organizarse, manipularse y resumirse los datos para obtener las respuestas a estas preguntas?
  • ¿Qué fórmulas y herramientas responden mejor a una pregunta específica?
  • ¿Cómo se pueden presentar los resultados más claramente?
  • ¿Es esta una evaluación única o se repite a intervalos regulares? En este último caso, ¿es posible automatizar pasos de trabajo individuales usando macros/VBA?
  • ¿Las acciones actuales conducen a mejores conocimientos y recomendaciones para la acción con respecto a un procedimiento optimizado o se desperdicia un tiempo valioso con evaluaciones detalladas innecesarias?

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