Un fichero de clientes es un sistema de organización manual que contiene datos relevantes acerca de los clientes que un vendedor cuenta en su cartera y clientes potenciales que están propensos a realizar una o varias compras. Permite realizar un mejor seguimiento por parte de los vendedores hacia sus clientes. Y lo más importante, permite incrementar la probabilidad de que uno o varios contactos realizados periódicamente con clientes potenciales, se conviertan en ventas.

Claves para organizar mejor su fichero de clientes

Siga un orden lógico. Establezca el orden que quiere seguir para organizar sus ficheros. Probablemente le resulte más efectivo, organizar sus clientes por segmentos, luego por probabilidad de compra (tibios, calientes y fríos) y dentro de esta categoría, organizarlos por orden alfabético. Paralelamente a ello, le resultará de mucha utilidad realizar un fichero donde se encuentren los días del mes y los meses del año, donde pueda colocar las fichas de los clientes, para las visitas y contactos que tiene comprometido.

Hágalo atractivo a la vista. De esta manera, le gustará revisar continuamente su fichero de clientes. Coloque nombres grandes con letra clara, mucho mejor si emplea colores para distinguir algunos criterios de otros.

Actualiza constantemente tu fichero. Revisa periódicamente tu fichero y, al contrario que pudiera suceder con otro tipo de ficheros, en el fichero de clientes no te des el lujo de eliminar ningún dato. Simplemente escribe no contactar, o pintarlo de rojo o mandarlo a tu lista fría. Pero nunca elimines un contacto, pudieras necesitarlo más adelante.

¿Cómo elaborar un fichero?

Necesitas los siguientes materiales; varias fichas. En cada una de las fichas deberá rellenar los datos de los clientes, según los campos requerido. A continuación, lleva todas esas fichas a un fichero previamente establecido por ti. Un fichero para clientes que no quieren el producto, otros para que, probablemente adquieran el producto, otros para los que están muy interesados en comprar.

Paralelamente a ello, debes construir una carpeta que contenga los 30 días del mes y los doce meses del año. En dicha carpeta irás colocando la ficha de cada cliente con el que tengas que contactarte en un día específico. Cuando termines de realizar la cita, si han programado una nueva reunión redirecciónala a la fecha establecida, si se ha tenido una respuesta definitiva, vuelve la ficha a su lugar original.

Adicionalmente dentro de la categoría más específica, puedes organizar tus fichas en orden alfabético. Aumentará la efectividad de la herramienta.

Puedes potenciar la utilidad de los ficheros si digitalizas los datos que vas actualizando. Utilizando no sólo las listas sino los programas de CRM (Administración de relaciones con los clientes) que veremos en un próximo capítulo.

Ventajas de la organización de clientes a través de ficheros

Con la organización de clientes a través de los ficheros podrás tener a mano la información de tus clientes rápida y cómodamente.

La piratería de ventas, un mal que aqueja a algunos equipos de vendedores, no surtirá efecto en ti, ya que siempre estarás pendiente de tus clientes y te contactarás con ellos en el momento oportuno.

Te permite segmentar y clasificar mejor a tus clientes. Estableciendo prioridades en tus actividades comerciales que te ayudarán a ser más productivo y por tanto, ganar más dinero en menos tiempo.

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